La reuniune au fost prezenți și alți oficiali importanți, printre care vicepreședintele Comisiei pentru Emigrare și Legătura cu Polonezii din Străinătate, senatorul Kazimierz Michał Ujazdowski, și coordonatorul pentru diaspora poloneză și polonezii din străinătate, Robert Tyszkiewicz. Acesta din urmă a citit un mesaj transmis de președintele Senatului Poloniei, Małgorzata Kidawa-Błońska, care a subliniat importanța unei noi abordări a comunității poloneze din străinătate într-o lume aflată într-o continuă schimbare.
După reuniunea de la Senat, discuțiile s-au mutat la Casa Diasporei Poloneze din Pułtusk, unde participanții au continuat dezbaterile. Evenimentul a fost organizat de Consiliul Diasporei Poloneze Mondiale în colaborare cu Asociația „Wspólnota Polska”. Consiliul Diasporei Poloneze Mondiale este o federație care reunește organizațiile polonezilor din întreaga lume, având ca scop promovarea și protejarea intereselor comunității poloneze din afacerea internă și externă.